# Strategic Time Reclamation for Modern Leaders

**Podcast:** LEITWOLF Podcast - Leadership, Führung & Management
**Published:** 2026-10-08

## Transcript

Jeder Tag hat 24 Stunden und du kannst und du musst entscheiden, wie du diese begrenzte Zeit einsetzt.
Wie kriege ich aus der kommenden Woche 5 Stunden in meinem Arbeitskalender freigeräumt?
Hallo und ganz herzlich willkommen zum heutigen Leitwolf-Podcast mit dem Titel Reflect and Kill 5.
So gewinnst du nächste Woche 5 Stunden zurück.
Ich weiß nicht, wie es dir geht als Führungskraft, aber viele der Kunden, die wir begleiten dürfen, nehmen in den letzten Monaten und vielleicht zwei, drei Jahren klarer Veränderungen im Markt wahr.
Immer höhere Komplexität, also immer mehr Dinge, die es gilt zu verstehen, damit du gute Entscheidungen treffen kannst.
Immer mehr Veränderungen gleichzeitig.
2015 haben wir im Schnitt...
Als Mitarbeitende in Firmen etwa zwei Veränderungen pro Jahr erlebt.
Zehn Jahre später, in 2025, haben dieselben Menschen in derselben Firmen zehn Veränderungen pro Jahr erlebt.
Die Quelle ist McKinsey und sehr plausibel.
Immer mehr geopolitische Unsicherheit.
Straße von Hormuz auf, Straße von Hormuz zu, Straße von Hormuz wieder auf.
Es geht immer rauf und runter und niemand weiß genau, worauf kann ich mich jetzt verlassen.
Wie lange ist das, was heute gilt, noch wirklich wahr?
Zölle rauf, Zölle wieder runter, Zölle wieder rauf, Zölle wieder runter.
Wenn du ein Geschäft betreibst, das einen starken Exportanteil hat, wenn du vielleicht in die USA exportierst mit deiner Marke, mit deiner Firma, dann weißt du, wovon ich spreche.
Immer mehr unsichere Faktoren, mit denen du als Managerin, als Führungskraft umgehen musst, Und dadurch haben viele Führungskräfte das Gefühl, weniger Zeit zu haben, mehr Unsicherheit zu haben.
Und beide Gefühle sind sehr verständlich.
Tatsache ist allerdings, jeder Tag hat 24 Stunden.
Und du kannst und du musst entscheiden, wie du diese begrenzte Zeit einsetzt, um die nahezu...
endlos unbegrenzten Möglichkeiten zu bedienen oder eben auch nicht.
Deswegen dieser Podcast heute.
Und ich habe dir ein paar ganz heiße, praktische Erfahrungen mitgebracht, die dir vielleicht helfen können, in deinem Führungsalltag mit diesen Herausforderungen ein bisschen besser umzugehen.
Ich habe mal ein paar Ideen mitgebracht.
Die erste Idee ist eine Haltung.
Und ich sage vorweg, ich will das nicht banalisieren.
Ich weiß, dass wir manchmal unter Zeitdruck sind.
Vielleicht empfindest du das.
Ich empfinde das selber auch manchmal.
Trotzdem Haltung.
Wem gehört deine Zeit?
Meine Meinung, deine Zeit gehört dir und niemandem sonst.
Nimm die volle Verantwortung für deine Zeit und für den Einsatz deiner Zeit.
Das ist meine erste Anregung für dich.
Geh mal in dich selbst hinein, beobachte mal die letzten Wochen oder Monate.
In welchem Maße hast du wirklich die volle Verantwortung für den Einsatz deiner Zeit übernommen?
Klar gibt es da mal das Gefühl, das nicht immer zu können.
Klar gibt es da mal Dinge, die für andere wichtig und dringend sind.
Ich verstehe das schon, ist bei mir genauso.
Trotzdem, ernst gemeinter Tipp, deine Zeit gehört dir.
Nimm die volle Verantwortung für deine Zeit und entscheide bitte du.
Und lass nicht irgendwelche anderen entscheiden.
Entscheide bitte du selbst, in was investierst du deine Zeit und in was investierst du sie nicht.
Verbreite diese Haltung in deinem Team, in deinem Land, in deiner Firma, damit auch um dich herum immer mehr Menschen die volle Verantwortung für ihre Zeit übernehmen.
Die müssen es können, die müssen es wollen, die müssen es dürfen und die müssen es sollen.
Kann das mal Diskussionen geben.
Aber dann bitte nicht gleich wieder zurückfallen in, ich habe so viel zu tun und die anderen brauchen alles.
Es kann sein, dass die anderen alles brauchen.
Aber alles geht nicht.
Alles macht auch keinen Sinn.
Gerade wenn Menschen in Überlast geraten und zu viele Dinge in zu wenig Zeit geschehen sollen, dann müssen diese Menschen selber die volle Verantwortung über ihre eigene Zeit übernehmen.
Hilf ihnen dabei und hilf dir selbst dabei.
Zweitens, wertschätze Zeit, auch indem du Nein sagst.
Als ich in meinem ersten Berufsjahr, in meinem ersten großen Budgetmeeting teilgenommen habe für eine weltweit operierende, sehr bekannte Marke im Bereich der Kinderhygiene.
habe ich den ganzen Tag in einem europäischen Budget-Meeting gesessen und viele Male die Diskussion über Ressourcen gehört.
Nur damals war die Ressource immer nur Geld.
Wir haben kein einziges Mal an diesem Tag über Zeit gesprochen.
Damals war Geld die knappste Ressource.
Zeit spielte nur eine kleinere Rolle.
Heutzutage, und ja, es ist ein paar Jahrzehnte weiter, ist mein Eindruck, dass sich die Balance zwischen Geld und Zeit als knappste Ressource verschoben haben.
Heute ist oft Zeit die knappere Ressource als Geld.
Zeit ist das, was häufig fehlt.
Wie sonst wäre zu erklären, dass man heutzutage Börsengänge machen kann und 5 Milliarden Dollar Verlust macht und trotzdem das Unternehmen an die Börse bringt, das direkt in den ersten Tagen den größten Firmenwert in der Wirtschaftsgeschichte der Welt produziert.
SpaceX und Elon Musk.
Das wäre vor 30 Jahren nicht denkbar gewesen.
Das wäre nicht möglich gewesen, mit so einem Verlustunternehmen an die Börse zu gehen.
Heute komplett anders.
Unter anderem das zeigt mir, dass Zeit heute die knappere Ressource ist als Geld.
In vielen Fällen.
Also wertschätze diese Zeit, denn das Geld kannst du erneuern.
wenn auch nicht einfach, aber verlorenes Geld können wir erneuern.
Verlorene Zeit kommt nie wieder zurück.
Also wertschätze deine Zeit auch und gerade, indem du Nein sagst zu ausreichend vielen Dingen.
Ich gebe dir ein Live-Beispiel aus gerade dieser Arbeitswoche.
Gerade gestern haben meine Kooperationspartnerin Gerlinde und ich ein tolles Gespräch führen dürfen mit einer beeindruckenden, sehr erfolgreichen jungen Marketingdirektorin.
die aus Deutschland heraus eine bekannte Haarpflegemarke führt.
Diese Haarpflegemarke hatte vor anderthalb Jahren eine Gewinnmarge von ungefähr zwei Prozent.
Wir wurden eingeladen, mit ihr und dem Team gemeinsam ein klares, einfaches, pragmatisches Strategieprojekt zu machen, an dessen Ende nicht 180 Folien, sondern ein Blatt Papierstand und ein Bierdeckel, auf dem die komplette Strategie drauf stand.
Und das war nicht von uns als Berater von außen alles vorgegeben, sondern das war von uns von außen als Berater begleitet.
Aber die Entscheidung hat das Team selbst getroffen und deswegen fühlt sich dieses einfache Blattpapier jetzt auch an wie ihre eigene Strategie und nicht eine, die von außen irgendjemand gebracht hat.
Toll ist das Ergebnis.
Die Gewinnmarge hat sich mehr als verfünffacht, ist jetzt zweistellig positiv.
Bestimmt nicht nur wegen dieser Strategie, das ist mir schon klar, aber man sagt, dass diese Strategie und der Prozess da einen ganz wertvollen Beitrag geleistet haben.
Und dann geht die junge Marketingdirektorin in den Mutterschutz, bekommt ihr erstes Kind.
Und ein Jahr später kommt sie zurück und wir haben gestern wieder miteinander gesprochen, kurzer Catch-up-Call.
Und sie sagte uns am Ende dieses Gesprächs, ich darf das ja vielleicht gar nicht laut sagen, aber ich arbeite jetzt zwei Stunden weniger pro Tag.
Zu 100% wieder eingestellt.
Ich arbeite jetzt 2 Stunden weniger pro Tag und kriege genau das Gleiche geschafft wie vorher.
Es läuft und niemand hat sich bisher beschwert.
Und dann wurde ich natürlich neugierig und habe zurückgefragt und habe gefragt, was machst du denn jetzt anders?
Und es kamen 2 klare Antworten sofort und eine 3.
spielt auch eine Rolle.
Erstens, an weniger Meetings teilgenommen.
Vor ihrer Babypause hat sie an deutlich mehr Meetings teilgenommen.
An fast jedem Meeting, zu dem sie eingeladen wurde, was einen Titel hatte, was irgendwie mit dem Geschäft etwas zu tun hatte.
Jetzt entscheidet sie viel bewusster, in welches Meeting gehe ich rein und in welches gehe ich nicht rein.
Welches verdient meine Zeit und welches nicht.
Großartig.
Ein Riesenbeitrag zur Zeitersparnis.
Zweitens, sie hilft ihren eigenen...
Mitarbeitenden in der Marketingabteilung eben nicht mehr noch eine zweite und eine dritte und eine vierte Kontrollschleife mit anderen Funktionen zu fliegen, ob sie denn nun noch Fragen haben, ob sie denn nun ihre Dinge umgesetzt haben oder nicht.
Da sagt sie einfach, pass auf, wir haben das einmal gemacht, wir haben es einmal gemeinsam entschieden, die Verantwortung ist auf die anderen Funktionen übergegangen und jetzt ist Schluss mit Kontrollen.
Geht bitte nicht mehr dahin.
Spart euch die Zeit.
Das ist die zweite Quelle, also Verantwortung einmal sauber übertragen und dann nicht mehr Kindermädchen spielen und Mädchen für alles sein und ständig hinterher rennen, sondern Stopp, die Verantwortung wurde übergeben und jetzt wird die Verantwortung auch dort drüben getragen.
Und die dritte Quelle ist KI.
Sie hat noch, bevor sie in die Babypause ging, die meisten ihrer Präsentationen auf die alte Art und Weise geschrieben, nämlich Chart für Chart, Sachen eingesetzt.
Bilder gemalt, Analysen gemacht.
Jetzt kippt sie die gleichen Anforderungen in eine von ihr gewählte KI.
Und ihr kennt es, kurze Zeit später kommt eine sehr gute, strukturierte, formatierte, designte Präsentation raus, was natürlich wieder bei jeder Präsentation Dutzende von Minuten, vielleicht sogar Stunden an Zeit einspart.
Das sind die drei Dinge, die sie tut.
Und damit gelingt es ihr jeden Tag.
Zwei.
Stunden Zeit einzusparen und trotzdem mindestens genauso erfolgreich zu sein wie vorher.
Das musste ich einfach mit euch teilen, weil ich einfach das Geniale einfach und wirksam finde.
Und das Dritte ist ein Hack von mir.
Ich habe vor einigen Monaten mit dieser Gewohnheit begonnen und sie findet immer statt Freitagsmorgens um sieben.
Warum?
Weil ich ein Early Bird bin, mein Biorhythmus ist eher ein früher Rhythmus.
Ich schlafe früh, gehe in der Regel zwischen 10 und halb 11 ins Bett, bin morgens dann aber auch um halb 6, 6 wieder wach und ausgeschlafen.
Und am Freitagmorgen setze ich hier an diesem Schreibtisch um 7 Uhr und mache die Übung Reflect and Kill Five.
Was heißt das?
Ich habe...
Aus der Lightwolf Academy, vielleicht bist du Mitglied der Academy, dann kennst du das Werkzeug.
Natürlich mein eigenes Werkzeug auch im Einsatz.
Das ist die sogenannte Prio-Schaukel.
Das ist das Werkzeug, das mir hilft zu definieren, was sind die wichtigen Tätigkeiten, die hier passieren, die alle delegiert werden.
Und was sind die ganz, ganz wenigen Tätigkeiten, die wichtig sind und die passieren müssen, die ich selber machen muss qua Rolle als CEO meiner Firma.
Und das sind diese vier Dinge hier.
Die hängen hier gleich links neben mir am Schreibtisch.
Alles, was dort nicht draufsteht, delegiere ich.
Eine kleine Hilfe.
Ich reflektiere über die Woche und frage mich, okay, wie gut war die Woche?
Und was habe ich diese Woche als Führungskraft richtig gut gemacht?
Was kann ich verbessern?
Ich habe in der jetzt abgelaufenen Woche zwei größere Fehler gemacht.
Das ist völlig okay.
Ich habe auch schon...
daraus gelernt, das Learning auch schon umgesetzt.
Die Woche war trotzdem erfolgreich.
Wäre vielleicht noch mehr Erfolg drin gewesen.
Und was habe ich gut gemacht als Führungskraft und was kann ich verbessern als Führungskraft?
Ich habe auch da zwei Punkte gefunden, wie ich mein eigenes Team, wir wachsen gerade sehr schnell, wie ich mein eigenes Team noch besser befähigen kann und noch besser herausfinden kann, wann kann ich loslassen und Leine geben und wo muss ich vielleicht doch noch mehr da sein, als ich sein möchte.
Ganz normal.
Das ist das, was ich im Reflektieren gefunden habe.
Und dann schaue ich auf die kommende Woche.
Und die Aufgabe heißt Kill Five.
Wie kriege ich aus der kommenden Woche fünf Stunden in meinem Arbeitskalender freigeräumt, wo aktuell Arbeit drinsteht, die ich mache, die ich irgendwie wegbekomme aus dem Kalender.
Und das geht so.
Ich schaue auf die nächste Woche Tag für Tag für Tag und frage mich dann, Was von diesen Arbeiten kann ich delegieren?
Und neun von zehn Führungskräften delegieren zu wenig, können mehr delegieren als sie tun.
Also was kann ich delegieren?
Zweitens, was kann ich downsizen?
Also kleiner machen im Umfang und trotzdem gut genug in der Qualität sein, gut genug im Ergebnis sein, nicht stets perfekt, sondern einfach gut genug.
Manchmal finde ich Arbeiten, die ich vorher zu groß dimensioniert habe.
Mehr ist eigentlich nötig.
Also runter auf das Maß, das gut genug ist.
Das Downsizen.
Das dritte ist dehnen.
Dehnen bedeutet zeitlich etwas strecken.
Bestimmte Arbeiten eine Stunde später, einen Tag später, eine Woche oder sogar einen Monat später machen, ohne dabei das Gesamtjahresergebnis meiner Firma zu verlieren.
Und viertens.
Deaktivieren.
Abmelden.
Ich habe ja in der vergangenen Woche Neues gelernt.
Wir haben vielleicht neue Kunden an Bord bekommen.
Das passiert zurzeit Gott sei Dank häufig.
Wir haben neue Projekte gewonnen.
Wir haben diese Woche auch einen neuen Mitarbeiter wieder an Bord geholt.
Wir können jetzt Asien bedienen.
Wir haben jemanden an Bord, der in elf asiatischen Ländern führt, der in Kuala Lumpur zu Hause ist im Moment.
Es kommen neue Leute rein.
Es läuft wirklich gut.
Aber genau dafür brauche ich auch meine Zeit.
Und nicht für irgendwelche Dinge, die vielleicht vor einem Monat noch wichtig genug waren und jetzt eben nicht mehr.
Und sollte ich erkennen, dass das Learning in der Woche dazu führt, dass etwas plötzlich zu klein geworden ist.
Es ist isoliert betrachtet immer noch wertvoll, aber integriert betrachtet, wenn wir schauen, was wir jetzt für neue Chancen haben, was wir für neue Prioritäten haben und nach wie vor begrenzt nur 24 Stunden Zeit pro Tag, dann wandert das eine oder andere Projekt von Prio C in Stop.
Das wird jetzt mal sechs oder zwölf Monate nicht bearbeitet.
Also delegieren, downsizen, dehnen oder deaktivieren.
Und mit dieser Technik habe ich zum Beispiel in der vergangenen Woche, die gerade abgelaufen ist, durch einen ganz einfachen Trick geschafft, Zeit frei zu machen.
Ich habe zum Beispiel eine Dienstreise, die ursprünglich mit dem Auto geplant war, wo ich mir dachte, komm.
Ich bin eine Stunde schneller, wenn ich mit dem Auto fahre.
Fahre ich fünf Stunden hin, fahre ich fünf Stunden zurück.
Ich telefoniere zwischendurch.
Ich höre vielleicht noch einen Podcast und tue was für mich.
Fahre ich ersetzt durch eine Zugfahrt.
Die war zwar eine Stunde länger, sechs hin und sechs zurück, also zwei Stunden mehr.
Aber diese insgesamt zwölf Stunden konnte ich viel produktiver nutzen als fahrend.
Ich hatte plötzlich neun oder sogar zehn Stunden zusätzliche Zeit, am System zu arbeiten, um an unseren Mitarbeitern zu arbeiten, um an unseren Kunden zu arbeiten.
Dadurch sind neun bis zehn Stunden in der Qualität aufgewertet worden.
Das hat meine Woche richtig erfolgreich gemacht.
Und für die nächste Woche ist es mir gelungen, mit diesen vier Elementen Delegieren, Downsizen, Dehnen und Deaktivieren tatsächlich sechs Stunden aus der nächsten Woche herauszunehmen.
Da sind also jetzt zehn Prozent meiner Woche frei.
Die kann ich nutzen, um einfach zu denken oder die kann ich nutzen, um zu reagieren auf spontane Dinge, die ja in jeder Woche so drin sind.
Das sind die drei Gedanken, die ich dir heute gerne mitgeben wollte zur heutigen Podcast-Folge.
Und ich lade dich ein, denk drüber nach, vielleicht ist da der eine oder andere Tipp dabei, der auch dir helfen kann.
Der eine oder andere Hack oder das eine oder andere Tool und Werkzeug, das auch dir hilft.
Übrigens, wenn auch du Interesse hast an kompakten, wirksamen, einfachen Führungswerkzeugen für dich selbst oder für dein Team oder für jemand anders, dann lade ich dich ein, wirf mal einen Blick auf die Lightwolf Academy.
Die Lightwolf Academy ist ein online-basiertes Selbstlern-Tool.
Da stecken meine 40 besten Führungswerkzeuge drin.
Du kriegst dort Zugang zu sechs Kursen von Mitarbeiterführung bis Strategisch Führen.
Du hast dort 40 kurze, kompakte Lernvideos mit mir.
Aufgaben, Werkzeuge, Lernkontrollen.
Es gibt am Ende auch ein Zertifikat, wenn du 85 oder mehr Prozent der Kontrollfragen richtig beantwortest.
Und sechsmal im Jahr eine Stunde Live-Gruppencoaching mit mir, mit allen Mitgliedern der Lightwolf Academy gemeinsam.
Da ist Musik drin.
Da sind tolle Werkzeuge drin und wenn dich das interessiert, schau mal rein in die Show Notes.
Würde mich freuen, wenn ich dich bald begrüßen könnte als neues Mitglied in der Lightwolf Academy.
Lass uns kurz zusammenfassen die drei Dinge, die ich dir mitgeben möchte.
Erstens Haltung.
Deine Zeit gehört dir.
Nimm die volle Verantwortung für ihren Einsatz.
Zweitens Wertschätze Zeit.
Auch indem du Nein sagst.
Und drittens Reflect and kill five.
Reflektiere und hau fünf Stunden aus deinem Kalender der kommenden Woche heraus.
Sollte dir das gefallen haben, sollte dir der Leitwolf-Podcast gefallen, sei so nett, nimm jetzt dein Smartphone in die Hand, hinterlass uns gerne ein Sternenrating und einen Feedbacksatz.
Das hilft uns sehr zu lernen, was für dich wirkt und wie wir den Podcast vielleicht noch besser machen können.
Danke, dass du uns unterstützt mit einem Rating.
Und zum Schluss.
Ein Appell, ein Gedanke zum mit in die Woche gehen.
Gute Führung bedeutet eben nicht, immer mehr zu tun.
Reflektiere deine kommende Woche, streiche fünf Stunden mit wenig Wirkung und investiere die gewonnene Zeit in das, was wirklich zählt.
Danke fürs Zuhören und bis zum nächsten Mal.
Ciao.