# AI-Driven Process Automation for Founders

**Podcast:** Tech and Tales
**Published:** 2026-06-27

## Transcript

Tech & Tales.
Herzlich willkommen zur 86.
Folge von Tech & Tales.
Heute wieder mit einer Doppelfolge mit Felix Schlenter und mir.
Und Felix und ich haben für gestern eine Folge aufgenommen.
Also abonniert unbedingt den AI First Podcast.
Und heute ist Teil 2 der Doppelfolge.
Und wir beiden sprechen diesmal über ganz konkrete...
Anwendungsfelder bzw.
Use Cases.
Das heißt, bei Felix im Podcast habe ich über meine drei Use Cases gesprochen, die ich selber quasi anwende im Alltag.
Und heute wird Felix über seine drei Use Cases erzählen.
Aber Felix, mach noch einmal eine ganz kurze Mini-Vorstellung für alle, die dich noch nicht kennen.
Ansonsten leg gleich mal los.
Was machst du mit KI?
Ja, hi.
Schön, dass ich wieder hier sein darf.
Wir haben gestern im AI First Podcast, den ich hoste, über drei Anwendungsfälle von Elisabeth gesprochen.
Also da unbedingt reinhören, wenn ihr mal wissen wollt, wie Elisabeth mit KI arbeitet.
Ich bin der Gründer von AI First.
Wir arbeiten mit ganz vielen mittelständischen Unternehmen zusammen, helfen denen entlang der KI-Transformation, insbesondere indem wir alle Mitarbeiter von der Geschäftsführung bis zum Werkstudenten fit im Umgang mit KI machen und KI dann in die Prozesse bringen.
Ich habe eine Community, das AI Collective, gegründet.
mit 120 KI-Verantwortlichen und hoste außerdem den AI First Podcast.
Und jetzt schießen los.
Wie nutzt du KI?
Also das ist quasi so, als würde man Schuster fragen, wie seine Schuhe aussehen.
Ja, also wir sind da durch alle möglichen Phasen in den letzten Jahren gegangen, hatten dazu auch zusammen ja schon eine Folge aufgenommen.
vor zwei Monaten oder sowas.
Wir hatten mal eine Zeit lang ganz, ganz viele AI-Agents aufgebaut und quasi jede Rolle bei uns im Unternehmen in Agents überführt, die dann alle mögliche Arbeit von uns oder mit uns gemacht haben.
Und mittlerweile haben wir das wie in so ein System überführt.
Also wir haben quasi alle unsere Prozesse dokumentiert, unser gesamtes Wissen und alle möglichen anderen Kontextinformationen, also zum Beispiel, was in unseren Projekten so abläuft.
Und darauf kann ein Agent zugreifen, der hat auch auf alle möglichen Drittsysteme Zugriff und kann dann diese Prozesse entweder automatisiert, teilautomatisiert oder eben auf Anfrage für uns ausführen.
Und so sind wir einmal durch die ganze Firma gegangen, alle Prozesse runtergeschrieben.
Und heute ist es ja so, dass wenn KI die Prozesse kennt, also die sauber dokumentiert sind, Zugriff auf Schnittstellen hat, Und den Kontext hat, den auch Menschen hätten oder haben, wenn sie diese Aufgabe ausführen, kann KI so digitale Arbeit ähnlich gut ausführen.
Und genau, das ist so unser Setup.
Also es ist eigentlich bei uns in jedem Prozess in irgendeiner Form mit drin.
Egal, ob das meine Podcast-Vorbereitung ist, meine Podcast-Nachbereitung, Meeting-Vorbereitung, Meeting-Nachbereitung, Lead-Qualifizierung, Angebotserstellung, irgendwelche Follow-Ups, E-Mail-Drafts vorschreiben, Support-Anfragen beantworten.
Und ich könnte jetzt so weitermachen.
Also wir haben ungefähr 100 Prozesse.
Also das heißt, die Arbeitsabläufe, die sind quasi der KI angepasst, beziehungsweise ihr habt eine KI-Augmentierung erfahren.
Das heißt, ihr habt selber jetzt alles die Daten so strukturiert, dass es alles automatisiert geht.
Und was sind dann deine Haupt-Use-Cases oder was sind dann die drei Use-Cases, die du am meisten schätzt oder die du heute mitgebracht hast?
Ja, genau.
Also ich wollte drei Sachen mitbringen, die vielleicht noch nicht so super...
Ich weiß nicht, vielleicht kennen das auch schon viele jetzt, die hier zuhören, aber ich dachte, es ist vielleicht auch ein oder ein, zwei neue Sachen dabei und die vor allem jeder für sich sehr einfach umsetzen kann.
Ich glaube, das ist auch immer wichtig, dass man sofort am Montag damit starten kann und einen Mehrwert davon hat.
Und ich würde einfach mal starten mit dem Ersten und das ist der persönliche Chief of Staff oder man könnte es auch als einen eigenen KI-Zwilling.
Und zwar war das auch einer der Use Cases, die ich für mich sehr, sehr früh umgesetzt hatte.
Und das hat mich damals auf ganz viele neue Ideen gebracht, aber vor allem hat es mir auch sehr geholfen.
Weil ich habe quasi gedacht, wer ist denn der größte Bottleneck in meinem Arbeitsalltag?
Das bist du selbst.
Das bin ich selbst, genau.
Natürlich bin ich das selbst.
Das bin ich selbst.
Also dachte ich mir, wenn ich mir aber einen Agent baue, der sich so verhält wie ich und der das weiß, was ich weiß, und der die Prozesse kennt, die ich immer wieder ausführe, dann kann ich den doch in immer mehr Sachen einsetzen, die ich auch mache.
Und wie kann man sich sowas aufbauen?
Also da könnt ihr euren Claude nehmen, könnt ihr euren Gemini nehmen, da könnt ihr so einen Langdog nehmen oder irgendwas, wo man einen Agent aufbauen kann.
Also man braucht schon so diese Hülle von einer KI, die auch Aufgaben ausführen kann.
Dann lass uns mal Claude nehmen.
Ich bin ein großer Claude-Fan.
Dann nehmen wir Claude.
Im Endeffekt ist es egal.
Ich will mich gar nicht so auf ein Tool fixieren, weil ihr müsst der KI dann immer nur sagen, was ihr machen wollt.
Nämlich Claude könnte der erste Prompt sein.
Ich will mir einen Chief of Staff Agent bauen.
Und ich gebe jetzt noch so ein paar Sachen, die da mit rein müssen.
Ich schicke dir, Liz, auch die ganzen Anleitungen und Templates und so zu.
Und die kannst du dann in die Shownotes reinpacken und dann könnt ihr euch das alles nachbauen.
Also das Erste, was braucht dieser Agent?
Der muss natürlich den Kontext haben über euch.
Also wir erstellen immer Kontextprofile.
Da hat jeder auch aus unserem Team ein Kontextprofil, damit der Chief of Staff, der Agent, damit arbeiten kann und weiß, wer bist du.
Über dich und deine Rolle ist eine Markdown-Datei davon.
Dann über dein Unternehmen.
Also was macht ihr?
Welche Produkte habt ihr?
Mit wem arbeitet ihr?
In welchen Märkten seid ihr unterwegs?
Historie und so weiter.
Pitch und alles, was ihr dazu so habt.
Dann Ziele und Prioritäten.
Also woran arbeitest du gerade?
Was sind gerade deine wichtigsten Themen?
Das muss natürlich auch fortlaufend aktualisiert werden.
Und so ein Kommunikationsstil kann dort noch mit rein.
Also wie kommunizierst du über E-Mail, Content, intern und so weiter.
Und das kann man sich natürlich auch wunderbar von KI erstellen lassen.
Also ich teile dazu hier in den Shownotes einfach so einen Prompt.
Den könnt ihr nutzen und der führt dann durch.
Der stellt dann ganz viele Fragen.
Ihr könnt dann Input geben und der erstellt daraus dieses Kontextprofil.
So und dann haben wir also dieses Kontextprofil, dann weiß der überhaupt erstmal, wer wir sind, was wir so machen, was unsere Ziele sind und so und und.
Und kann dann innerhalb von diesem Kontext auch arbeiten und das kann mit der Zeit immer wieder erweitert werden.
Das ist einfach eine Datei, die im Hintergrund liegt mit all diesen Informationen und die könnt ihr auch von dem Agent selbst überarbeiten und aktualisieren lassen.
Machen.
So, dann muss man sich einmal bewusst werden, was sind so die wiederkehrenden Aufgaben, die man immer wieder so hat.
Bei ganz vielen Menschen gibt es so Routine.
Also ich habe bestimmte Meetings, die müssen immer wieder auf die gleiche Art und Weise vor- und nachbereitet werden.
Zum Beispiel vorbereitet, da müssen erstmal die Informationen gezogen werden, was wurde im letzten Meeting besprochen.
Oder was wurde in der Zwischenzeit, was gab es vielleicht an E-Mail-Kommunikation oder was gibt es noch an Informationen, zum Beispiel aus dem CRM-System oder so, wo etwas dokumentiert wurde.
Und dafür müssen dann natürlich auch die Schnittstellen eingerichtet werden.
Und viele KI-Tools haben insbesondere zu Standardsoftware mittlerweile Schnittstellen.
Elisabeth hat das auch in meinem Podcast schon schön erzählt, den MCP, das Model Context Protocol, als universelle Schnittstelle zu ganz, ganz vielen.
Drittsystemen, die dann angesprochen werden können, um sich die weiteren Informationen zu ziehen oder dort einzelne Aufgaben durchzuführen.
Zum Beispiel ist das bei mir die One-on-One-Vorbereitung.
Ich habe 1-zu-1-Meetings mit all meinen Leuten im Team, einmal in der Woche und die müssen vorbereitet werden und dafür kann ich dann Skills aufsetzen.
Auch das ist insbesondere in Claude, aber auch es kommt jetzt.
mit etwas Verzug in so ziemlich alle KI-Tools rein, also zum Beispiel Co-Pilot, Co-Work, da gibt es auch Skills und im LangDoc gibt es Skills und im Claude gibt es Skills.
Das sind also, wenn man sagt, der Agent ist der Koch, dann ist...
der Skill, das Rezept, was er kochen kann.
Und im Rezept muss halt genau dokumentiert werden, welche Zutaten kommen da rein und was sind die einzelnen Kochschritte, die in welchem Tempo ausgeführt werden und wie folgen die aufeinander und wie sieht am Ende das Gericht aus.
So könnt ihr euch ein Skill vorstellen.
Und auch dabei kann Claude oder eure KI wunderbar helfen.
Sagt ihr einfach, ich möchte ein Skill erstellen, um meine One-on-Wones vorzubereiten.
Und dann stellt ihr euch dazu Fragen und ihr beantwortet diese, dann testen und wieder Feedback geben, bis ihr zufrieden seid mit dem Output von dem Skill.
Und so könnt ihr dann für alle Routinen, die ihr habt, für unterschiedliche Skills aufsetzen.
Bei mir ist das auch Content, Datenauswertungen und ich habe vor allem auch so Sparing-Skills.
Also ich werde da gleich im zweiten Use Case noch einen anderen vorstellen.
Aber ich habe zum Beispiel mal so zehn, ich nenne die Denkwerkzeuge, mir gebaut.
Ich gebe mal drei Beispiele.
Eines ist zum Beispiel eine First-Principle-Analyse.
Also ich sitze gerade an irgendeinem Thema und merke, dass ich da festhänge.
Also ich komme nicht so richtig weiter, um einen Lösungsansatz zu finden.
Und dann kann ich diese First-Principles-Analyse nutzen und dann zerlegt mir der Agent.
mein Problem, was ich schildere, in die zugrunde liegenden Wahrheiten, die darunter liegen und extrahiert das eigentliche Problem, was gelöst werden muss.
Das ist auch nicht immer hundertprozentig korrekt, aber es hilft mir total, mein Denken so ein bisschen zu erweitern, wenn ich da selbst nicht drauf komme.
Ein zweiter ist ein Red Teaming.
Das kennt man aus der Softwareentwicklung.
Also man hat eine...
Man hat ein Feature entwickelt oder ein neues Produkt entwickelt und man versucht das jetzt anzugreifen und irgendwelche Schwachstellen zu finden, womit man...
dort reingehen kann.
Also wenn ihr zum Beispiel die Entropic, ein neues KI-Modell, auf den Markt bringt, machen die da auch umfangreiches Red-Teaming, um Schwachstellen in dem Modell zu finden, womit man es austricksen kann.
Und das mache ich auch, wenn ich sage, ich habe hier zum Beispiel eine Präsentation, die möchte ich einem Kunden pitchen.
Dann mache ich das Red-Teaming, dass die KI aus Perspektive des Kunden diese Präsentation auseinander nimmt und guckt, wo es noch Schwachstellen gibt, damit ich das einbauen kann.
Genauso gibt es den Devil's Advocate, das ist ein drittes Beispiel, womit ich sehr schön die KI, den Anwalt des Teufels spielen lasse und gucken lasse, warum ist das, was ich da vorhabe, was ich machen möchte, zum Beispiel eine schlechte Idee.
Also zum Beispiel will ich auf ein Programm, was wir haben, 30% Discount geben für eine Sommerkampagne und ich lasse ein Devil's Advocate spielen von der KI, warum ich das nicht tun sollte.
Nicht um dann alles zu übernehmen, sondern um vielleicht noch blinde Flecken in meinem Denken aufzudecken.
Was man auch wunderbar machen kann, ist ein Skill noch zu erstellen, um die KI in unterschiedliche andere Perspektiven springen zu lassen.
Also hattest du auch in meinem Pod gesagt.
Also wenn man sagt, du hast irgendwie so ein Marketing-Genie oder du bist arbeitest in der Produktentwicklung und willst, dass Steve Jobs nochmal auf deine neue Feature-Idee Feedback gibt, dann kannst du KI auch so in diese Rollen springen lassen, um nochmal neue Perspektiven reinzubringen.
Genau, das wollte ich auch sagen.
Das sind einfach diese verschiedenen Perspektiven oder beziehungsweise ich habe mir früher immer als Gesprächspartner einer KI Kunden gebaut.
Das heißt, ich habe mit denen dann neue Produkte vertestet.
Und je differenzierter oder je weiter die KIs kommen, desto besser sind diese Personas.
Das heißt, man kann komplett Marktforschung ersetzen.
indem man einfach Produkte testet.
Auch das Pentesting im Übrigen auf der Softwareseite kann man komplett die KI machen lassen.
Wir haben jetzt gerade gelernt, das neue Modell wurde vom Markt genommen beziehungsweise nicht erlaubt aus den USA, weil die genau da im Hacking quasi so gut sind.
Also das heißt, ich glaube, Pentester werden auch sehr schnell ersetzt werden durch sämtliche Modelle.
Aber machen wir weiter.
Das ist spannend.
Genau, so, jetzt kann der also schon, hat den Kontext, der kann natürlich noch erweitert werden, also wenn in den Skills irgendetwas drin ist, wo noch anderer Kontext benötigt wird, zum Beispiel noch mehr über eure Kunden, dann kann dieses Kontextprofil natürlich erweitert werden und wir haben die Skills.
die dann wiederholt ausgeführt werden können.
Und jetzt braucht der Agent noch Zugriff auf die Tools, die notwendig sind, um diese Prozesse auszuführen.
Also das sind wie die Werkzeuge, die der Koch benötigt, um das Gericht zu kochen.
Also ihr braucht eine Bratpfanne vielleicht und einen Stabmixer und irgendwie eine Kelle und ein Messer oder so.
Und das ist dann halt Inbox, der Kalender, vielleicht das Wissensmanagement-Tool, das CRM und was man sonst so benutzt.
Genau, da gibt es halt jetzt mittlerweile immer bessere Schnittstellen, die schon angebunden werden, natürlich da auf den Datenschutz achten.
Aber ansonsten auch hier kann so ein Tool wie Claude sich das zum Beispiel schon selbst einrichten.
Ansonsten gibt es die Konnektoren meistens schon verfügbar in den jeweiligen Tools, mit denen man arbeitet.
Gibst du den jeweiligen Modellen dann Zugang zu deinen gesamten E-Mails oder hast du verschiedene Inboxen für verschiedene Anwendungsfälle?
Ja, genau.
Also es sind verschiedene Ordner und der hat auch nicht bei allem die Lese- und Schreibrechte.
Also darf zum Beispiel keine E-Mails eigenständig rausschicken und darf auch nicht alle E-Mails lesen.
Also da sind auch Filter drin, dass da halt DSGVO eingehalten wird und dass vor allem...
Ja, also vor allem das DSGVO-Eingehalt und das keine sehr vertraulichen E-Mails, die nochmal gesondert abgelegt werden in einem Ordner, dass die nicht durchsucht werden.
Traust du dem aber, wenn du dem halt nur Leserechte oder halt keine Leserechte für gewisse Ordner gibst?
Du traust dem Ganzen, dass er tatsächlich nur an dem Ordner dann liest und schreibt?
Ja, genau.
Also grundsätzlich sind das, Ja, zum Teil, also das sind spezifisch freigegebene Ordner.
Also der hat technisch gar nicht die Möglichkeit, auf andere zuzugreifen.
So he says.
Nee, Quatsch.
Nee, okay, ja.
Weil ich habe tatsächlich, ich habe auch lange mal hin und her überlegt und ich habe...
separate E-Mail-Adressen für separate Anwendungsfälle.
Also ich habe da eine Gmail-Adresse nur für meine Marktbeobachtung und Schrägstrich irgendwie Newsletter-Zusammenfassung und also quasi alles, was so Intelligence-Work ist, da habe ich eine E-Mail-Adresse und dann eben für andere Dinge das Gleiche, weil ich immer ein bisschen Sorge habe oder dem Ganzen nicht so ganz traue.
Ja, aber also grundsätzlich versuche ich da schon sehr, also alles was irgendwie geht, der KI zur Verfügung zu stellen, weil Kontext ist halt alles.
Also wenn KI, also wenn so ein Agent so arbeiten soll, wie wir es tun würden, dann braucht er auch die ganzen Informationen, die wir haben.
Wenn wir diese Informationen abschneiden, zu einem großen Teil müssen wir halt alles selbst immer wieder erklären, damit das Ergebnis bei rauskommt, was auch wir produziert hätten.
Und deswegen versuche ich da schon alles so möglich zu machen, was irgendwie geht.
Ja, klar, es ist auch immer eine Frage des Anspruchs quasi.
Also du willst dich quasi selber als Bottleneck effizienter machen oder ersetzen, wie auch immer.
Bei mir geht es eher darum, mich selber quasi zu augmentieren.
Also ich will mich quasi aufschnellen und schneller machen, aber nicht unbedingt komplette Arbeitsprozesse ersetzen.
Also am Ende ist das ja auch eine Augmentation.
Ich glaube, so ein Chief of Staff Agent ist am Ende ein super Sparrings Partner, der idealerweise auch mit jeder, umso mehr ihr mit dem arbeitet, umso mehr ihr Feedback zurückspielt, auch immer besser wird und die Qualität der einzelnen Ausführungen mit der Zeit ansteigt.
Wenn ihr den Kontext aktuell haltet, dann auch die Qualität zunimmt.
einen Großteil des Arbeitstages einfach super unterstützen kann und zum Teil so ein paar Sachen vielleicht auch schon wegautomatisieren kann.
Ich finde, das ist, wenn man so überlegt, das ist so eine Sache, das kann sich so ziemlich jeder bauen.
Egal in welcher Art von Position man ist, kann man sich sowas aufbauen und halt sämtliche Prozesse, Routinen, aber auch diese ...
Sparing Cases und Skills dort überführen und vor allem, man kann ihn mit der Zeit wunderbar weiterentwickeln, indem man dem Agent dann einfach sagt, wie er sich weiterentwickeln soll und der das dann entsprechend in seinen Systemanweisungen oder in den Skills anpasst.
Ja, okay.
Gut, dann kommen wir zum zweiten.
Der zweite, den nenne ich Spark.
Das war früher mal ein Agent, den ich aufgesetzt hatte.
Mittlerweile ist das ein Skill geworden.
Damals gab es noch gar keine Skills.
Jetzt gibt es das und das ist quasi ein Skill, den ich dann zum Beispiel auch dem Chief of Staff Agent oder jedem anderen Agent zur Verfügung stellen kann.
Spark habe ich abgeleitet von der BMAD Method.
Also B-M-A-D Method.
Also BMAT steht für Breakthrough Method of Agile AI Driven Development.
Also es kommt eigentlich aus dem Coding-Bereich und das hat mal jemand gebaut, um Coding-Workflows KI-gestützt besser abbilden zu können.
Und da gibt es dann innerhalb von dieser BMAT-Method verschiedene Unteragenten, die zum Beispiel die Recherche übernehmen oder einen...
Plan vertiefen, den man dann von einem Coding-Agenten umsetzen möchte.
Also bereitet so diesen ganzen Coding-Workflow mit vor, damit die Qualität von dem Output möglichst gut wird.
Also zumindest so mein Verständnis, wenn jetzt hier Entwickler zuhören, vielleicht noch mal ein bisschen mehr Input geben.
Aber so fand ich das damals schon ganz interessant, weil ich dachte, okay, das ist quasi nochmal ein KI-Workflow oder eine Methode, die dabei hilft, dass KI besser arbeiten kann.
Und dann habe ich mich gefragt, weil ich ja nicht so viel code, wie kann ich das denn auf so Wissensarbeit adaptieren?
Und habe mir Spark selber gebaut.
Und Spark, die fünf Buchstaben, S steht für Scout, P steht für Planner, A steht für Ausführer, R steht für Reviewer und K steht für Koordinator.
Und das sind, im Grunde sind das fünf Personas, in die die KI während der Ausführung reinhüpft und mir in diesem Prozessschritt hilft.
Immer mit dem Ziel, konzeptionell größere, komplexere Aufgaben End-to-End zu bearbeiten.
Also am Ende, am Anfang steht erstmal der Scout, der hilft mir das Problem richtig einzugrenzen und meine Zieldefinition zu beschreiben.
Und am Ende steht der...
Oder ich gehe mal einmal kurz durch.
Der Planner hilft mir dann aus meiner Problemstellung und Zieldefinition einen Projektplan abzuleiten, wie wir jetzt zu dem Ziel kommen.
Der Ausführer hilft mir dann, diesen Plan umzusetzen und die auch verschiedenen Assets, die hinten rauskommen sollen, mir zu bauen.
Und der Reviewer, der kontrolliert alles nochmal.
und guckt, ob die Qualitätskriterien vom Anfang aus dem Plan eingehalten worden sind.
Und der Koordinator, der sitzt da drüber und guckt, wo wir gerade im Prozess stehen und ob wir nochmal zurückspringen müssten oder ob wir schon in die nächste Phase übergehen können.
Das ist quasi ein Berateragent.
Also du vereinst in diesem, oder nicht mal Agent, aber in Spark vereinst du alle Skills, die in der Beratung für ein Projekt quasi notwendig sind.
Aber hast du ein konkretes Beispiel?
Also hast du etwas, wo du das wirklich so in der Form anwendest?
Wofür?
Also ich nutze KI sehr gerne, um auch konzeptionell neue Dinge zu erarbeiten.
Aber ich habe immer wieder gemerkt, dass ich da in diesem konzeptionellen Prozess, also das können unterschiedliche Sachen sein.
Das kann zum Beispiel eine Keynote sein, an der ich arbeite.
Das kann sein, ein neues Pricing-Modell, an dem ich arbeite.
Das kann ein neues Produktkonzept sein.
Jetzt letztens hatte ich das Thema, dass wir unsere Rollenprofile nochmal umstrukturieren mussten.
Also es sind alles eher so, ich mache irgendwas Neues und es ist eher konzeptionelle, strukturelle Arbeit.
Also es geht nicht darum, jetzt einfach schnell was zu erledigen, sondern es ist eher immer so ein umfassenderer Gedankenprozess, der end-to-end durchdacht werden und dann am Ende auch ausgeführt werden muss.
Und da nutze ich gerne KI als Sparrings-Partner und habe vorher aber immer wieder gemerkt, dass wenn ich es einfach so anfange zu prompten, dann immer irgendwann in so eine, dass es irgendwo abgedriftet ist, wo ich nicht mehr rausgekommen bin.
Und dann muss ich immer wieder von vorne nochmal anfangen oder zu einem früheren Zeitpunkt ansetzen.
Und jetzt habe ich halt wie so Guardrails und wie so ein KI, die den Prozess mit begleitet.
Und mir hilft auch, die Richtung dabei zu halten, wenn man es vielleicht so sagen kann.
Okay, cool.
Also am Ende ist es einmal ein Projektplan, der dann dabei rauskommt und ausgeführt wird.
Und ausgeführt wird, genau.
Also es ist immer erst...
Das dauert auch wirklich, bis wirklich das Problem super klar beschrieben und definiert und ausformuliert ist.
Weil auch das fällt mir ja sonst, wenn ich es alleine mache, dann ist vieles implizit, aber ich kann es nicht so explizit ausdrücken.
Und so spreche ich ja die ganze Zeit mit dem und erkläre dem das.
Und der hilft mir daraus, das zu extrahieren, was wirklich relevant ist und das explizit zu machen und dann von mir wieder einzuholen.
Ist das denn so, lieber Felix, wie du es wirklich haben wolltest?
Also mit den Rollenprofilen nehmen wir mal das.
Also wir haben ein Team, das ist jetzt größer geworden.
Wir machen auch gerade nochmal so einen kleinen Pivot in der Firma, also bauen nochmal was Neues, womit sich die Rollenprofile etwas verändern.
Und wir mussten die Verantwortlichkeiten und Aufgaben in der Firma neu organisieren.
So, aber dann haben wir gleichzeitig ja die Stärken.
und Fähigkeiten der Leute, die gerade zum Teil auch was anderes machen, das muss man alles übereinanderlegen.
Ist gar nicht so einfach.
Und ich habe da diesen Spark gestartet und habe am Anfang meinen kompletten Download gegeben, was ich im Kopf habe, wo wir gerade stehen, wo ich hin möchte, was die Herausforderungen sind, haben daraus diese Problemstellung definiert.
Und dann hat er einen Plan.
entwickelt, wie wir jetzt Schritt für Schritt vorgehen können, um erstmal alle Daten einzusammeln, daraus dann verschiedene Hypothesen für die Rollenprofile abzuleiten, die gegen verschiedene Qualitätskriterien zu prüfen und dann zu iterieren, bis wir am Ende so eine RACI-Matrix haben, wo die Verantwortlichkeiten, also wer ist responsible, wer ist wofür accountable, wer muss consulted werden und wer muss informed werden, worüber, das ist ja so ein klassisches Framework, um das dann zu bauen.
Plus dann am Ende wollte ich die Rollenprofile haben, die ich direkt ans Team schicken kann zur Review.
Also das waren für mich die Deliverables, die da auch rauskommen müssen.
Und genau, dann wurde dieser Plan gebaut, gebaut, gebaut.
Der wird dann über fünf bis zehn Runden immer weiterentwickelt.
Also der baut was, danach gebe ich Feedback, dann baut er es wieder ein, gibt Feedback und, und, und.
Also es ist wirklich eine Zusammenarbeit.
Bis der Spark dann sagt, okay, ich glaube, jetzt sind wir bereit.
Und ich sage auch, okay, wir sind bereit.
Und dann fängt der Ausführer an.
Die RACI-Matrix oder erstmal die Rollenprofile zu bauen, eins nach dem anderen, wieder nach Feedback zu fragen.
Ich gebe Feedback, er baut es ein, baut die alle und erstellt danach die Matrix.
Dann kommt der Reviewer, der guckt nochmal an den Anfang vom Prozess.
Was gab es für Kriterien im Plan?
Wurden die alle so eingehalten?
Falls nicht eingehalten, springt er zurück zu dem Ausführer.
Falls eingehalten, gibt es dann den Sign-Off.
So, ich hoffe, das war jetzt nicht zu verwirrend, aber es ist quasi ein End-to-End-Prozess, um alle möglichen Arten von Aufgaben zu bearbeiten und ich nutze den bestimmt dreimal die Woche oder so.
Und in welchem System baust du das?
Das ist einfach ein Skill, den du zum Beispiel in Claude als Skill hinzufügen kannst oder also überall, wo es Skills gibt, kannst du das hinzufügen oder du kannst auch einfach einen Agent bauen, den nennst du dann halt Spark.
Agent.
Das ist, also am Ende des Tages ist es einfach ein ganz langer Prompt.
Also ein richtig langer Prompt.
Okay, also wir teilen den auf jeden Fall heute bei LinkedIn deinen langen Prompt.
Ich finde es auch mal super wichtig, dass man super konkret und sehr niedrigschwellig erklärt, wo man das quasi finden kann.
Weißt du?
Oder wo man Skills weiß.
Es gibt viele Menschen, die haben halt nicht die Erfahrung mit KI so in der Form.
Und die wissen wirklich nicht, wo sind die Skills, wo füge ich das denn zu.
Aber wir werden auch mal im Nachgang dann im LinkedIn-Post werden wir dann, wir machen Screenshots mit Pfeilen.
So machen wir das.
Wo wir die jeweiligen Skills, beziehungsweise wo man das baut.
Vielleicht machen wir auch ein Screen Recording.
Wir können immer fancy werden.
Genau, also, wenn ihr jetzt zum Beispiel ein Claude seid, dann geht ihr jetzt hier in die Shownotes, da ist dann der Spark-Skill hinterlegt, den kopiert ihr euch, dann geht ihr in Claude rein, geht in den Chat und sagt, erstelle mir einen Skill mit folgender Anweisung, Anführungszeichen oben, Skill-Template einfügen, Anführungszeichen unten, abschicken und dann werdet ihr sehen, dass Claude im Hintergrund einen Skill hat, der sich Skill Builder, glaube ich, heißt der, womit er sich dann selbst einen Skill erstellt mit dem Input, den ihr gegeben habt.
Und der kommt aus dem Template, was ihr in den Show Notes findet.
Und dann habt ihr den Skill und dann fragt ihr euch wahrscheinlich noch, wie der heißen soll oder auf welches Keyword der reagieren soll.
Und immer, also ich gebe dann zum Beispiel einfach ein, Spark anwenden und dann lädt der diese Anweisung, dieses Rezept, was er dann hat und kann das dann Schritt für Schritt abspulen.
Okay, super.
Das ist wie ein Rezept, das hat er dann einmal zur Verfügung und kann das immer wieder abrufen.
Das heißt, du musst aber angeben, du musst ihm sagen, dass er das Rezept abruft, richtig?
Genau, also er reagiert auf verschiedene Trigger-Wörter.
Okay.
Bei mir ist das halt Spark.
Okay, wenn du sagst, bitte Spark involvieren, dann weiß er Bescheid.
Ja.
Alright, und dann dein nächster Use Case, was hast du noch gemacht?
Was hast du noch mitgebracht?
Genau, der dritte ist mein wöchentlicher Shutdown-Skill.
Auch hier wieder ein Skill.
Früher waren alles Agents, heute gibt es eigentlich nur einen Agent und diesem Agent kannst du ganz viele Skills beibringen und die Skills sind dann die Prozesse, die er ausführen soll.
Deswegen rede ich hier ständig von...
von Skills.
Also, wöchentlicher Shutdown-Skill.
Folgendes Problem.
Ich bin ständig aus meiner Woche rausgegangen.
Und so eine typische Gründerkrankheit.
Die Arbeit ist nie vorbei.
Immer viel zu viele Sachen auf der Pfanne.
Und dann immer noch am Wochenende gearbeitet, um wieder aufzuholen, um dann halbwegs am Montag mit halbwegs überschaubaren Inboxen und so in die Woche zu starten und nicht schon so viele Altlasten zu haben.
Kennst du das?
Gar nicht.
Es gibt keinen Tag, an dem ich nicht arbeite.
I feel you so hard, echt.
So, und dann dachte ich mir, ich will einfach eine Routine haben, wo mir KI dabei hilft, alle offenen Loops am Freitagabend zu schließen oder so viele wie möglich, dass ich halbwegs gut ins Wochenende gehen kann und dass der mir schon hilft.
meine nächste Woche vorzuplanen.
Also dass ich Freitagabend möglichst die To-Do-Liste abgehackt habe und möglichst die nächste Woche vorbereitet habe und dann mit Peace of Mind ins Wochenende gehen kann.
So war jetzt die Theorie.
Und?
Wie sieht die Praxis aus?
Ja, ich sage jetzt erstmal, wie der Skill dafür aussieht.
Und ein Learning ist auf jeden Fall, dass das immer nur die halbe Miete ist und dann trotzdem das alles auch zu machen.
Gehört dann auch noch dazu.
Aber es hilft mir schon mal.
Also, der Skill hat drei Schritte.
Wieder der Skill für den Agenten.
Ja, der Skill für den Agenten, genau.
Mein Shutdown, Freitagabend mache ich den.
Der erste ist, dass er die aktuelle Woche aufräumt.
Also, der guckt sich alle meine offenen Tasks an.
Aus dem...
Google Task Manager oder so heißt das.
Ja, darüber organisiere ich.
Ich auch.
Das ist auch mein Produktivitäts- bzw.
Organisationstool.
Das und Notes bei Apple.
Total underrated Tool übrigens.
Aber ja.
Ja, gut.
Also das sieht er sich.
Dann guckt er, welche E-Mails noch offen sind.
Und er guckt in unserem Projektmanagement in Notion, ist das, wo so Kundenprojekte, interne Projekte sind, was da noch.
vielleicht erledigt werden muss.
Also er zieht sich erstmal alles, wo man erkennen könnte, ey Felix, da musst du noch was tun.
Dann guckt er sich an, für jede einzelne Aufgabe, E-Mail oder Projekt, was muss da getan werden.
Und dann guckt er, und das ist jetzt natürlich so das nächste Level, was hat der noch alles für Skills zur Verfügung?
Also welche Skills hat der noch, um mir dabei zu helfen, diese Aufgaben zu erledigen?
Also sagen wir mal, ein offenes To-Do ist, den Podcast mit Elisabeth nachzubereiten.
Dann würde er gucken, habe ich einen Skill, um einen Podcast mit Elisabeth nachzubereiten?
Hat er, weil er heißt Podcast nachbereiten.
Wo ich dokumentiert habe, wie ich meinen Podcast nachbereite.
Und dann würde er sagen, hey, guck mal, du hast hier eines deiner offenen To-Dos, ist den Podcast nachzubereiten.
Ich würde dafür den Skill Podcast nachbereiten, verwenden, soll ich das machen?
Und das fragt er mich für alle offenen To-dos.
Jetzt ist natürlich die Person im Vorteil, die schon mal sämtliche Arbeitsabläufe, Routinen und, und, und in Skills übersetzt hat, weil umso mehr kann der Agent für einen machen.
So, und dann schlägt er mir das vor.
Muss ich manchmal noch Kontext geben, das mache ich halt über Spracheingaben.
Also wenn zum Beispiel noch irgendwas an Kunden rausgehen muss oder vielleicht mein Team noch ein Feedback zu irgendwas braucht, dann holt er sich diese ganzen Inputs noch ab und sagt, hey, das müsste getan werden, ich brauche aber noch folgende Informationen und ich spreche das dann einfach rein per Spracheingabe.
Also das sind dann manchmal auch einige Minuten, die ich da einfach reinspreche, um zu allen offenen Punkten noch meinen Input zu geben und dann bereitet er mir diese ganzen Follow-Ups vor.
Was nutzt du zur Spracheingabe?
Whisper Flow.
Okay.
Genau, das ist dann schon mal, also in einer idealen Welt sind danach noch alle To-Dos, die nicht erledigt waren, die noch irgendwo rumgeflogen sind, sind danach zumindest so vorbereitet, dass ich nochmal drübergehe und dann die abhaken kann.
In einer realen Welt ist es manchmal ein bisschen mehr messy und mehr chaotisch.
Und es gibt dann vielleicht doch noch mal irgendwas, wo ich jemanden anrufen muss oder wo noch irgendwas getan werden muss, wo der Agent das nicht sofort erledigen kann.
Aber ich versuche das auf ein Minimum damit zu reduzieren.
Bist du ein Inbox-Zero-Typ?
Nee.
Ich bin meistens so ein Inbox-Three-Or-Four-Typ.
Ich habe immer so ein paar E-Mails und die liegen da halt monatelang.
Und damit halte ich es aber im Griff.
Also ich habe meistens so am Ende der Woche vielleicht noch fünf oder zehn E-Mails übrig, wenn es gut läuft.
Ich glaube, bei mir steht immer so eine kleine 99 plus drauf.
Also ich habe schon dann 20.000, 30.000 ungelesen E-Mails.
Oh Gott.
Aber ich habe lange aufgegeben, wenn ich ehrlich bin.
Also ich flagge, ich sortiere halt mal, ich scanne, skimme einmal drüber und alles, was so dringend notwendig bearbeitet werden muss, kriegt irgendwie.
Beim Mac ist es halt eine Flagge in verschiedenen Farbcodex und dann so hat jeder sein System.
Aber okay, krass.
Das ist auch mal ein Ansinnen, dass man dann das Wochenende frei hat.
Das ist gar nicht schlecht.
Okay, und das heißt, du hast jetzt eine Flotte an das Spiel.
Warte, ich bin noch nicht...
Lass mich noch kurz den Shutdown-Skill zu Ende machen.
Weil der geht noch weiter.
Also das ist so letzte Woche abschließen.
Ich will ja, vor allem will ich damit auch Ruhe in meinen Kopf bringen.
Das ist so...
Also das ist vor allem das so einfach mit entspannt irgendwie ins Wochenende gehen.
Der...
Zweite Teil, also es ist wie so ein Workflow.
Erstes letzte Woche abschließen, dann guckt er in die nächste Woche und guckt, was gibt es da für geplante Aufgaben, wie sieht mein Kalender aus, wie sieht unser CRM aus, wie sehen die Projekte aus, was ist noch in der Inbox und was leiten sich daraus für Top-Prioritäten ab für die kommende Woche.
Also was steht dort an?
Dann fragt er mich auch wieder.
nach Input dazu, dann gebe ich wieder den Input und was er dann macht, ist mir schon mal so ein Briefing vorzubereiten und manchmal macht er dazu auch noch eine Recherche und so, aber der bereitet mir ein Briefing vor für die Top 3 Prioritäten von der nächsten Woche.
Ja, also jetzt zum Beispiel gerade muss ich unser Offsite vorbereiten, was nächste Woche stattfindet und dann macht er mir ein Briefing für dieses Offsite, was ist schon vorbereitet, was muss noch vorbereitet werden und legt mir das da in meinen Dokumentationstool in meinen Notion rein, damit ich mir das angucken kann, wenn ich nächste Woche daran arbeite und nicht auf dem weißen Blatt starte, sondern das schon vorbereitet ist.
So, das ist das Zweite.
Genau, und dann guckt er in diesem gesamten Prozess, der abgelaufen ist, also letzte Woche abgeschlossen, nächste Woche vorbereitet, was ist dort noch an zusätzlichem Kontext entstanden, wo er sagt, hey, dafür könnte ich einen Skill erstellen, mit dem ich in Zukunft dir dabei helfen kann.
Also beispielsweise hat der in dem Week Closing hat er erkannt, hey Felix, du musstest jetzt hier das und das noch machen.
Ich könnte dir dafür einen Skill erstellen, damit nächste Woche, wenn das nochmal vorkommt, ich dir direkt bei der Umsetzung helfen kann.
Also der denkt auch immer schon mit, wie kann er neue Skills erstellen, die mir dabei helfen würden, weniger Arbeit selbst machen zu müssen.
Das ist total faszinierend.
Das ist so die Industrialisierung deiner selbst quasi.
Du Prozessoptimierst dich ja komplett.
Ich versuche mich selbst überflüssig zu machen.
Ja, Wahnsinn.
Aber es wird dir immer eine gewisse Latenz geben zwischen dem, was du schon kannst oder gerade gelernt hast und was dann als Skills quasi transferiert werden.
Aber okay, super spannend.
Und wie lange machst du das schon mit den Skills?
im Februar richtig losgelegt.
Im Februar haben wir den Switch gemacht zwischen, wir hatten ganz viele Agents, also dutzende Agents.
Die hatten alle Namen, Gesicht, eine Rolle, klare Aufgaben und so weiter.
Sie waren wie Mitarbeiter bei uns aufgebaut und auch im Organigramm.
Also war ganz klar, wer ist Führungskraft von welchem KI-Agenten und so.
Und die haben wir dann aber alle quasi gefeuert.
Und haben halt die ganzen Prozesse, die die ausgeführt haben, als Skills einmal dokumentiert.
Also es ist jetzt auch nichts Wildes, so ein Skill zu erstellen.
Am Ende ist es eine Prozessdokumentation, die eine KI nutzen kann, um eine bestimmte Aufgabe auszuführen, so wie wir das machen würden.
Ja, ja, klar.
Ja, aber es ist schon faszinierend, weil das gibt natürlich, ich glaube, man kann halt wesentlich mehr Skills oder es ist einfacher.
Ja.
Mehr Skills aufzubauen als mehr Agenten.
Weil Agenten müssen ja immer durch den gesamten Prozess wieder rumgehen.
Und wenn du einen Agenten hast, der halt eine Million Skills hat, das ist einfacher als eine Million Agenten.
Und je mehr Agenten, desto fehlanfälliger ist es ja auch am Ende.
Genau, und das Tolle ist, dass zum Beispiel ein Claude, wenn du dem 20 Skills gibst, der kann auch seine Skills selbst überarbeiten.
Ah, wirklich?
Okay, krass.
Das wusste ich.
Also du kannst ihm auch sagen, irgendwas hat sich grundlegend verändert, was alle Skills betrifft und dann gibst du ihm dieses Update und sagst ihm, passe diesen Teil in allen Skills an, dass das in Zukunft anders gemacht werden kann.
Kannst du sagen, ich möchte ab jetzt auch auf chinesisch Content generieren, weil ich habe zwei neue chinesische Kunden und das muss grundlegend in alle Skills jetzt mit integriert werden, inklusive irgendwie asiatischer Kultur und so weiter.
Bitte.
Danke.
Sehr gut.
Ja, cool.
Also vielen Dank.
Das war super insightful.
Ich habe total viel gelernt, weil ich bin mehr auf dieser singulären Use Case Ebene unterwegs und eben nicht auf dieser Prozessebene.
Und du bist halt sehr stark auf der Prozessebene unterwegs.
Und ich finde das ganz spannend, das zu sehen, weil die wenigsten optimieren sich selbst so.
Vor allem im Corporate-Umfeld ist es natürlich, ich will es sagen, nicht gewünscht, aber da haben die wenigsten natürlich Lust, sich so quasi überflüssig zu machen.
Es gibt keinen Anreiz, klar.
Natürlich, es gibt keinen Anreiz dafür.
Aber für mich ist die verfügbare Zeit das wertvollste Gut und natürlich versuche ich alles auszulagern, was KI heute schon genauso gut machen kann wie ich, um viel mehr Zeit für zwei Sachen zu haben, nämlich A für Kunden oder für drei mein Team, meine Kunden und neue Produkte.
zu bauen und Innovationen voranzutreiben.
Ich glaube, das ist halt das, wo unsere Zeit reingehen muss und nicht irgendwelchen Admin-Kram zu machen oder irgendwelche intellektuelle Fleißarbeit abzuarbeiten.
Also für mich persönlich ist KI da einfach der beste Gesprächspartner.
Ich sage immer wieder, was auch traurig ist eigentlich, aber ich sage immer wieder, dass ich mich gerne mal eine Woche auf einer einsamen Insel mit einer KI einsperren wollen würde und dann alles das diskutieren, was ich noch nie irgendwie, nie mich getraut habe zu fragen oder irgendwie in Vergessenheit geraten wurde oder einfach für zu trivial für den jeweiligen Moment schien.
Deswegen, also so hat jeder quasi seinen anderen Fokus.
Ich glaube, meine Arbeitsweise ist nicht prozessorientiert genug.
Da ist jeder Tag anders.
Also bei mir auf jeden Fall in der Beratung sind halt sehr viele Variablen da irgendwie mit drin.
Und daher wird es relativ schwierig, dort eins zu eins quasi diese Prozessoptimierung mit einzusetzen.
Aber auch da zum Beispiel so ein Spark, wenn ich wirklich manchmal verzweifelt bin, weil ich keine Ahnung habe, wie ich irgendein Problem, was mir vor meinen Füßen mal wieder liegt, lösen soll.
Das ist immer meine Wunderwaffe, die ich rauszaubern kann.
Und ich weiß, wenn ich eine Stunde mit dem durch diesen Prozess gehe, habe ich irgendwie zumindest so einen 80% Stand.
Immer.
Wie ich eine Lösung haben kann.
Das ist schon sehr mächtig, finde ich.
Deswegen finde ich das schon fast viel, viel spannender als diese ganzen, ich automatisiere halt irgendeine Arbeit weg.
Auf jeden Fall ist das spannender.
Es ist halt nur, du musst auch die entsprechenden Fragestellungen dafür haben.
Also das heißt, ich meine, du bist halt Unternehmer und als Unternehmer hat man, glaube ich, ganz andere Fragestellungen, als wenn du an einem Corporate-Konstrukt auf Management-Seite unterwegs bist.
Also das heißt, ich glaube, es hängt halt sehr stark vom Rollenprofil ab, was man braucht.
Ja, wobei ich sagen würde, dass Manager wahrscheinlich auch hoffentlich ähnliche Fragestellungen haben und nicht nur Routinearbeit.
Aber auf jeden Fall, natürlich ist es abhängig von dem eigenen Rollenprofil.
Und ich glaube, man sollte sich für das Rollenprofil, was man hat, das bestmögliche Setup bauen, was vor allem auch gut in die eigene Arbeit reinpasst.
Also das, was für die eine Person richtig ist, muss nicht zwingend für die andere richtig sein.
Ja, aber wie du schon sagst, das Interessante an der gesamten Sache ist, dieser Shift weg vom E-Mails mit irgendwie Copilot generieren zu lassen, als das eigentliche viel komplexere Prozessmanagement auf einer relativ hohen Flughöhe.
Ja, auf jeden Fall.
Ja, nicht mehr kleinteilig, sondern eher holistisch gedacht.
Ja, also vielen, vielen Dank für deine Zeit.
Hättest du noch einen, entweder ein Social-Media-Profil, dem man folgen könnte oder ein Buch, was man lesen könnte, etwas, was es so Richtung Content gibt, was dich interessiert und was meine Hörer vielleicht auch interessieren?
Unsere Hörer.
Hinter dir stehen lauter Bücher.
Felix sitzt vor einer total malerischen Bücherwand.
Ich finde das ja immer so geil, wenn Leute ihr Podcast-Setup oder ihr Arbeits-Setup immer vor diesen...
Büchern haben.
Mein ehemaliger Co-Founder, der hat ja hinter sich so lauter Trophies stehen und so.
Und ich denke immer, meine Güte hinter mir ist irgendwie das Chaos meiner Kinder.
Ja, also ich lese gerade wirklich einfach viel zu wenig und ich glaube Social Media Profile, die wenigen, denen ich folge, habe ich dir schon genannt.
Ich weiß nicht, ob ich das Buch dir schon mal genannt habe, aber Autobiografie eines Yogi ist auf jeden Fall eines meiner Lieblingsbücher.
Das ist so ein bisschen spiri, spiri, aber sehr, sehr cool für alle, die auf so Spiritualität stehen und sehr, sehr, sehr coole Geschichte.
Hat mich damals total inspiriert, da auch ein bisschen mehr in mich reinzuhorchen.
Nee, kenne ich nicht.
Werde ich mir auf jeden Fall angucken und vielleicht generiere ich mir mein Horoskop heute Abend.
Ne, Quatsch.
Das sind, glaube ich, tausend Seiten oder so.
Also da hast du auf jeden Fall ein bisschen was zu lesen.
Aber ich werde dich für das nächste Mal fragen, wie es war.
Okay, machen wir.
Also vielen, vielen Dank und nächsten Monat gibt es wieder das Update von uns.
Mal gucken, was wir dann zu berichten haben.
Bis bald.
Ciao, ciao.