# Replacing Busy Work With Strategic Clarity

**Podcast:** LEITWOLF Podcast - Leadership, Führung & Management
**Published:** 2026-02-05

## Transcript

Aktiv heißt nicht unbedingt produktiv.
Aktiv heißt einfach nur die Leute rödeln.
Ich bin überzeugt, die Teams da draußen, auch dein Team und mein Team brauchen nicht mehr Druck.
Sie brauchen mehr Klarheit, mehr Mut zur Entscheidung und weniger busy work.
Busy aber keine Ergebnisse, wie du deinem Team hilf, wirklich zu liefern.
Herzlich willkommen im Lightwolf Podcast, deinem Podcast für Führen mit Wirkung.
Heute geht es um eines der häufigsten Führungsprobleme der Gegenwart.
Viele unserer Kunden, die meisten sind Führungskräfte, sagen mir, Stefan, mein Team arbeitet echt hart.
Alle sind super busy.
Aber manche sind müde.
Und die Ergebnisse bleiben hinter den Erwartungen zurück.
Das ist kein Leistungsproblem.
Das ist ein Führungsproblem.
Und nach meiner Beobachtung, und wir haben jetzt für fast 200 Firmen gearbeitet, und es werden immer mehr, sehe ich drei immer wiederkehrende Ursachen dafür, dass Menschen zwar total busy sind, aber nicht genug rauskommt, nicht das Richtige rauskommt und Leute frustriert sind.
Zum einen sehen wir im Team in unseren Kunden, dass Aktivierung mit Wirkung verwechselt wird.
Hauptsache fleißig.
Hauptsache busy.
Hauptsache, ich kann die Leute sehen.
Die sind alle im Büro und schwitzen und rödeln.
Hauptsache aktiv.
Unsinn.
Aktiv heißt nicht unbedingt produktiv.
Aktiv heißt einfach nur, dass die Leute rödeln.
Meetings, Vorbereitung, Durchführung, Nachbereitung, Frust, weil das Meeting gar nicht nötig war, weil das Meeting nicht gut vorbereitet war oder aus anderen Gründen.
Oder weil keiner was zusammenfasst, weil nichts entschieden worden ist, aber Hauptsache busy, Hauptsache Meeting.
Oder E-Mails.
Zwei Seiten lange E-Mails.
Und der Empfänger macht sich Mühe, jedes einzelne Wort zu schreiben.
Und mancher Leser macht das Ding auf und sagt, um Gottes Willen.
Ich lese auch keine zweiseitigen E-Mails.
Und schwupp, da wird das ungelesen weggeschmissen.
Oder Slides.
Wie viel Zeit, wie viel Mühe nehmen sich Leute beim Vorbereiten von Slides, schicken dann 100 Stück, die auch kein Mensch liest.
Wer liest denn 100 Slides?
Alles fühlt sich busy und produktiv an.
Alle arbeiten, aber niemandem ist eigentlich klar, welches Ergebnis diese Woche wirklich zählt.
Das ist die erste Ursache für Business, die mir häufig begegnet.
Eine andere Ursache dafür ist zu viele Prioritäten.
Und dann natürlich gar keine Priorität.
Wenn alles wichtig ist und alles auch noch gleich wichtig ist und im schlimmsten Fall auch noch dringend ist und alles morgen fertig sein muss, dann ist nichts mehr wichtig.
Teams verlieren dann den Fokus, verzetteln sich in vielen Aufgaben und in den Tagesgeschäft und haben irgendwie das Gefühl, gar nicht richtig produktiv zu sein.
Können sie auch gar nicht.
Weil sie selbst keine Prioritäten setzen und ihre Vorgesetzten auch nicht.
Und eine dritte Ursache, die ich immer wieder sehe, die wir auch wahrnehmen, wenn wir Führungstrainings machen, zum Beispiel und die Leute dann während der Führungsarbeit beobachten und unterstützen, Führung bleibt vage.
Klarheit wird vermieden.
Es wird eher weichgespült statt klar Text gesprochen.
Das ist von manchen Leuten gut gemeint.
Aber gut gemeint ist nicht immer gut.
Das kann fatale Folgen haben.
Weil wenn du und ich am empfangenen Ende von jemandem sitzen, der weichgespülte allgemein plätze kommuniziert, naja, was macht das mit uns?
Wir sind verwirrt.
Oder wenn es mal gute Konflikte gibt, und Konflikte sind häufig gut, dann werden die oft vermieden, weil man will ja Harmonie, bloß kein Konflikt.
Entscheidungen, auf die alle warten, die x-mal vorbereitet sind, werden vertagt.
Und Erwartungen werden weich formuliert.
Weil man will ja bloß niemandem unbequem sein.
Busy sein ist bequem.
Ergebnisse liefern, ist unbequem.
Aber super schön.
Wir müssen nur durch das Unbequeme durch.
Deswegen drei Tipps, die ich gerne mit dir teilen würde, damit in deinem Team sowas nicht passiert.
Und dann, wenn es passiert, dass du weißt, dass alle wissen, wie ihr aus dieser Situation wieder herauskommt.
Erstens, definiere Ergebnisse, nicht Aufgaben.
Ich habe jetzt wahrscheinlich 250 Führungstrainings durchgeführt in den letzten 30 Jahren.
Da waren über 10.000 Menschen drin.
Und eine der Sachen, die mir sehr häufig auffällt, auf die Frage, was delegierst du eigentlich, ist die Antwort Aufgaben.
Naja, das ist natürlich nicht ganz falsch.
Aber es ist auch nicht wirklich richtig.
Wir delegieren ja nicht nur Aufgaben, weil dann sind wir selbst als Führungskraft mitverantwortlich dafür, dass die Leute glauben, sie müssten Aufgaben machen, sie müssten fleißig sein und busy sein.
Sondern wir delegieren Ergebnisse, Verantwortung für Ergebnisse und sollten den Leuten dann Freiraum geben, selbst zu definieren, auf welchem Weg und wie easy these ergebnisse liefern.
Wir sollten wirklich empower, and we sollten die Leute loslassen.
Wir sollten ihnen eine Verantwortung geben.
Wir sollten ihnen klar sagen, was ist das Ziel ist, welches Ergebnis will ich und in welcher Qualität und bis wann.
Und dann sollten wir sie laufen lassen.
Aber Klarheit, welches Ergebnis brauche ich?
Ganz wichtig, wenn du als Führungskraft, wenn du dein Team leitest oder eine Mitarbeiterin leitet, vielleicht eine ganze Firma leitet, and you in dieser Aufgabe eine Verantwortung delegierst, dann definiere bitte schon vor dem Delegationsgespräch, was du eigentlich willst, welches Ergebnis, in welcher Qualität, and bis zu welchem Tages.
Das ist das, was du delegierst.
Dann lass das im Delegationsgespräch den anderen kurz spiegeln.
Wenn du die zwei Sachen immer gut machst, Klarheit am Anfang des Gesprächs durch ein klares Definieren des gewünschten Ergebnisses, anders, in dem anderen zurückspiegeln kann, welche Verantwortung er jetzt übernommen hat, anders in welcher Quality liefern, dann hast du einen riesen Beitrag geleistet, dass the other notes verschwendet in the one or other wertlosen, sondern zielgerichtet seine ganze Energie einsetzen kann.
And not nur busy ist, sort of productive.
Also, sorg für diese Klarheit im Ergebnis, damit der andere weiß, was wirklich erwartet wird.
Welches Ergebnis, was ist Erfolg?
Das muss klar werden und definiert werden.
Ein Ergebnis hat einen klaren Zustand, eine klare Beschreibung, was rauskommt.
Alles andere ist Sonderbeschäftigung.
Und die braucht kein Mensch.
Formuliere also immer Ergebnisse als einen sichtbaren Endzustand.
Fertig heißt folgendes.
Verknüpf das Ergebnis auch mit einem klaren Nutzen für deine Firma, für den Kunden, für den Mitarbeiter selbst, für das Team, fürs Geschäft, damit der andere den Sinn erkennen kann.
Warum ist dieses Ergebnis so sinnvoll und so wertvoll für alle.
Und dann erlaube dem anderen, und wenn du die Verantwortung an den Team überträgst, erlaube dem Team Freiheit über das Wie.
Wie sie da hinkommen, ist ihre Sache.
Aber bleib konsequent und klar im Was.
Was ist Erfolg?
Nehmen wir mal ein konkretes Beispiel.
Mal angenommen, du als Führungskraft hast in zwei Wochen eine große, wichtige Präsentation vor, für die du verantwortlich bist.
Und zwar im Rahmen einer sehr großen, vielleicht millionenschweren Investitionsentscheidung.
Diese Entscheidung hat vielleicht für deine Firma große Bedeutung, weil viel Zeit und viel Geld da rein investiert wird, was in nichts anderes mehr investiert werden kann.
Dann würde ich dir empfehlen, nicht zu sagen, bereite die Präsentation vor.
Sondern ich würde dir empfehlen zu sagen, pass auf, ich brauche deine Hilfe.
Und zwar wird am Freitag in zwei Wochen der Vorstand eine klare Investitionsentscheidung treffen wollen.
Und deine Aufgabe und meine Aufgabe ist, dass wir den Vorstand ermöglichen, diese Entscheidung gut informiert, nach bestem Wissen und Gewissen zu treffen.
Das ist die eigentliche Aufgabe.
Und ich hätte gerne von dir einen ersten Entwurf zu einer kurzen klaren Präsentation mit höchstens fünf Seiten zur Frage, welche Investition ist die richtige zu diesem Thema.
Und ich würde mich freuen, wenn du mir bitte schon in der Mitte der kommenden Woche einen ersten Entwurf zeigst, damit wir beide noch genug Zeit haben, um vielleicht noch Kleinigkeiten zu korrigieren.
So ist klar, was gemeint ist.
Du delegierst nicht Arbeit an der Präsentation.
Du delegierst wertvolle, sehr, sehr wichtige Vorbereitung einer großen Investitionsentscheidung.
Und alles, was darauf nicht einzahlt, wird gestoppt und auf später verschoben.
Zweiter Tipp, Prioritäten.
Radikale Reduktion auf höchstens drei.
Vielleicht sogar nur zwei, aber nicht sieben.
Schafft kein Mensch.
Reduziere auf maximal drei, besser noch zwei.
Pro Team pro Woche.
Maximal drei essentielle Ergebnisse für das Jahr, für den Monat, für die Woche.
Alles, was darüber hinaus geht, ist zweitrangig.
Kleiner Exkurs, wenn dich das Thema interessiert, wie du lernst, dich selber auf das Essentielle zu fokussieren.
Empfehle ich dir einen unserer Lightwolf-Podcasts von vor zehn Monaten, März 2025, super Interview mit Greg McKeon, dem Autor von Essentialism.
Das disziplinierte Verfolgen von weniger.
Ein Wahnsinnsgespräch.
Wir waren nur auf eine Stunde eingestellt, wir haben zwei Stunden miteinander gesprochen, weil es so gut war.
Wenn du also viel Input und guten Input von jemandem haben willst, der das Thema wirklich tief durchdrungen hat, empfehle ich dir diesen Podcast mit Greg McCain.
Also drei essentielle Ziele fürs Jahr, für den Monat, für die Woche.
Alles andere ist zweitrangig.
Fokus ist eine bewusste Führungsentscheidung.
Es ist nicht einfach nur eine Teamleistung.
Konkrete Vorschläge.
Entscheide aktiv, was bewusst nicht gemacht wird und sage es laut.
Machen wir auch in Strategieentwicklung.
Wir haben bestimmt schon 40 Mal Firmenstrategien entwickelt mit unserem Team.
Und wir haben es uns zur Gewohnheit gebracht, in unserer einseitigen Strategie, die am Ende das klare, einfache Ergebnis ist, nicht nur hinzuschreiben, wo diese Firmen spielen, in welchen Marktsegmenten, sondern auch, wo sie nicht spielen, in welchen Marktsegmenten spielen wir nicht.
Und auf dem zweiten Teil, wie wir spielen, also was ist der Matchplan, schreiben wir nicht nur rein, wie spielen wir, sondern auch, wie spielen wir nicht, damit einfach viel Klarheit entsteht, was nicht getan wird.
Das ist ein Tipp, den kannst du auf viele Dinge in deinem geschäftlichen Alltag übertragen.
Und das hilft bei der Reduktion der Prioritäten.
Begrenze auch die parallelen Initiativen pro Teammitglied.
Überprüfe die Prioritäten nicht einfach nur quartalsweise, sondern mindestens mal monatlich.
Vielleicht sogar noch häufiger ist das.
Ein Beispiel.
Mal angenommen, du hast ein Führungsteam und du bist vielleicht die Teamleaderin und vereinbar es mit deinem Team, was in dieser Woche Priorität ist.
Dann benenne doch für diese Woche einfach nur zwei Ziele, die geliefert werden.
Beschreibe klar, welches Ergebnis, in welcher Qualität bis zum Ende dieser Woche auf dem Tisch liegen soll.
Entscheide bewusst, was nicht gemacht wird, indem du einfach sagst, dieses dritte Thema, was auch wichtig ist für unser Jahr, wird diese Woche explizit geparkt.
Ich möchte, dass niemand daran arbeitet.
Diese Klarheit führt dazu, dass die Produktivität in deinem Team steigt.
Nicht, weil mehr gearbeitet wird, nicht weil die Leute busier sind, sondern weil weniger gestört und abgelenkt wird.
Das ist deswegen mein zweiter Tipp.
Also reduziere radikal auf maximal drei, vielleicht sogar nur zwei Prioritäten.
Und mein dritter Tipp, halte kurze, ehrliche Ergebnis-Checks.
Und frag nicht allgemein, wie läuft es, sondern frag viel konkreter.
Was haben wir diese Woche geliefert?
Was hat richtig gut funktioniert?
Und wie können wir das in Zukunft wiederholen und davon lernen?
Was hat uns diese Woche gebremst?
Und was werden wir nächste Woche ändern?
Das schafft Klarheit.
Das schafft Spaß und das schafft Fortschritt.
Ohne Angst, ohne Schuld, ohne Ausreden, mit einer hohen Lern- und Leistungsbereitschaft.
Dann bekommt dein Team richtig Lust, in deinem Team zu sein und Höchstleistung mit Freude zu produzieren.
Denn ich bin überzeugt, die Teams da draußen, auch dein Team und mein Team, brauchen nicht mehr Druck.
Sie brauchen mehr Klarheit, mehr Mut zur Entscheidung und weniger busy Work.
Führung heißt nicht, alles am Laufen zu halten.
Führen heißt, bessere Ergebnisse möglich zu machen.
Und das beinhaltet diese drei Tipps, die ich genannt habe.
Dass wir eben nicht Aufgaben definieren, sondern Ergebnisse.
Dass wir nicht sieben Prioritäten zulassen, sondern höchstens drei.
Und dass wir nicht irgendwann mal fragen, wie es läuft, sondern ganz konkret am Ende der Woche fragen, was haben wir geliefert, was hat funktioniert, was bremst uns und was machen wir nächste Woche anders.
Wenn du das machst, wird dein Team schneller, produktiver, wird mehr Spaß haben und mehr Erfolg haben.
So viel für heute zum Input für dich.
Ich hoffe, es hat dir gefallen zum Thema Busy, aber keine Ergebnisse, wie du deinem Team hilfst zu liefern.
Sollte dir der Podcast gefallen haben, wäre ich dir super dankbar, wenn du gerade jetzt mal dein Smartphone zur Hand nimmst und uns eine Sternebewertung gibst in deiner Streaming-App.
Das würde uns helfen, weiterhin sichtbar zu sein für viele Leute, die guten Input zum Thema führen, suchen.
Und wenn auch du selber konkrete Wege finden willst, wie dein Team nicht busy, sondern produktiv ist, wie es Ergebnisse liefert und Spaß hat.
Und wenn du mal informell mit mir oder einem unserer Erfahrenen Berater sprechen möchtest, dann gerne rein in die Shownotes.
Buch dir einen Gesprächstermin bei uns und da sind wir vielleicht schon bald im Gespräch, wie wir dir den einen oder anderen Tipp geben können, dass du und dein Team nicht mehr busy sind, sondern richtig erfolgreich.
Danke fürs Zuhören und bis zum nächsten Mal.